Chaos statt Zeitmanagement?
Selbst der durchorganisierteste Mensch kommt ab und an zu dem Punkt, an dem er nicht mehr weiß, wo er vor lauter Arbeit und Aufgaben anfangen soll. Die reguläre Arbeitszeit ist viel zu kurz und der nächste Kollege hat schon das nächste Problem, das Sie lösen sollen. Ohne ein effizientes und aufgabenbezogenes Zeitmanagement findet man hier keinen Ausweg aus dem Chaos. Zeitmanagement-Tools können helfen, sinnvoll Prioritäten zu setzen.
Zunächst sollten Sie sich bewusst machen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben benötigen. Außerdem sollten Sie sich darüber klar werden, welche Störelemente es gibt, die Ihnen Zeit nehmen um die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen. Eine aktuelle Umfrage aus dem Jahr 2013 zeigt, dass 41% der befragten Personen laut eigener Aussage zu wenig Zeit haben (Quelle: Kraft Foods, IfD Allensbach, Jacobs Studie 2014).
Zumindest für den Berufsalltag gibt es zahlreiche unterschiedliche Methoden, die helfen sollen, sich im eigenen Zeitmanagement zu verbessern. Eine möchten wir Ihnen kurz vorstellen. Sie basiert auf den Ausführungen von Prof. Dr. Lothar Seiwert. Seiwert ist promovierter Wirtschaftswissenschaftler und arbeitet aktuell an der Universität St. Gallen.
Sinnvolles Zeitmanagement mit der Alpen-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine einfache und effiziente Methode, die dabei unterstützen soll, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden. Durch konkrete Anleitungen soll sie helfen, Zeit sinnvoll zu managen und das meiste heraus zu holen.
- Aufgaben und Termine notieren: Dieser Punkt sollte vor Erledigung der ersten Aufgabe ausgeführt werden. Sie brauchen noch keine Reihenfolge oder Ordnung anzulegen. Es reicht eine einfache Aufzählung aller anfallenden Aufgaben.
- Länge bestimmen: Versuchen Sie sich klar darüber zu werden, wie viel Zeit jeder Punkt der Liste in Anspruch nehmen kann. Planen Sie immer etwas mehr Zeit ein, als die Dauer zu knapp zu bemessen. Sonst kommen Sie bei der Umsetzung, trotz Planung, in Schwierigkeiten. Dieser Punkt erfordert eine laufende Optimierung, Sie werden immer sicherer werden, was wie viel Zeit in Anspruch nimmt.
- Pufferzeit einplanen: Sofern Sie nicht vollkommen abgeschottet von Kommunikation und Kollegen arbeiten, werden Sie immer wieder erleben, dass Ihre Planung gestört wird. Hier sollten Sie sich die 40%-60%-Aufteilung merken. Planen Sie 60% Ihrer Arbeitszeit fest ein und nehmen Sie 40% als Puffer. Auch hier werden Sie feststellen, dass es sich nur um einen Richtwert handelt. Je nach Aufgabe und Funktion können Sie Ihre Planung durch Erfahrungswerte anpassen.
- Entscheidungen treffen, Prioritäten festlegen: Wenn Sie Ihre Aufgaben auf die 60% fest verplante Arbeitszeit aufteilen, wird früher oder später der Fall eintreffen, dass Sie nicht alle Aufgaben unterkriegen. Erst jetzt legen Sie die Wichtigkeit der Aufgaben fest und setzen sinnvoll Prioritäten (eventuell bedarf es hier natürlich der Absprache mit den Kollegen oder dem Team). Überlegen Sie, welche Termine sich eventuell verlegen lassen, oder bei welchen Sie vielleicht gar nicht unbedingt dabei sein müssen. Vielleicht können Sie auch Punkte Ihrer Liste delegieren und müssen nicht alles selbst erledigen.
- Nachkontrolle: Kontrollieren Sie am Ende des Tages Ihre Liste. Auch hier helfen Erfahrungswerte weiter. Schauen Sie, welche Aufgaben Sie nicht erledigen konnten und hinterfragen Sie, wieso Sie es nicht umsetzen konnten.
Zeit sparen erfordert Zeit
Auch wenn es auf den ersten Blick ein Widerspruch zu sein scheint. Man muss sich Zeit nehmen um Zeit zu sparen. Eine detaillierte und durchdachte Planung ist nicht innerhalb von zwei Minuten erledigt. Im Zweifel erspart sie aber panische Hektik gegen Feierabend, wenn einem plötzlich noch eine wichtige Aufgabe einfällt, die unbedingt hätte gemacht werden müssen. Und ohne ständige Optimierung und Anpassung auf neue Aufgaben funktioniert so eine Planung auf Dauer natürlich auch nicht. Und wenn Sie partout nicht alles unter einen Hut bekommen und herkömmliche Methoden nicht greifen, finden Sie vielleicht eine ganz andere Lösung im Seminar Querdenken oder in diesem Rückblick auf Kreativtechniken aus dem Seminar „Querdenken“.
Autorin: Sandra Leopold, Marketing Manager EUROFORUM | XING
