Trotz dieser Komplexität erfolgt die Verwaltung der Zusagen, bis auf Ausnahmen in großen Unternehmen, über Excel-Berechnungssheets. Eine Datenbank, in der alle bAV-Zusagen gespeichert sind, gibt es oft nicht. Die erforderlichen Informationen sind in unterschiedlichen Programmen und Anwendungen (Gehaltssoftware, Buchhaltung, Excel-Listen) zum Teil im Unternehmen und zum Teil beim beauftragen Versicherungsmathematiker gespeichert. Die Aufbereitung der Daten sowie Auswertungen werden manuell und mit großem Aufwand erstellt. Fehler sind somit fast automatisch vorprogrammiert.
Anders sieht es aus, wenn cloud-basierte Lösungen, wie der Rentenmanager der Entgelt und Rente AG, zum Einsatz kommen. So können bAVProzesse digitalisiert sowie menschliche und technische Schnittstellen standardisiert werden. Im Rentenmanager werden alle Daten, die zur Administration der Zusagen erforderlich sind, verwaltet. Dies ist ebenfalls möglich, wenn ein Mitarbeiter über mehrere Zusagen mit unterschiedlichen Leistungsplänen und Durchführungswegen verfügt. In der elektronischen Versorgungsakte werden alle Zusagen anbieterunabhängig dokumentiert und archiviert. Die Vertragsdaten werden laufend aktualisiert, es erfolgt mindestens ein monatlicher Abgleich der Daten mit dem Gehaltsabrechnungsprogramm. Die Steuerung der bAVProzesse erfolgt workflowbezogen über ein Ticketsystem. Die Workflows sehen eine automatisierte Datenverarbeitung, Dokumentenerstellung und -archivierung vor und gewährleisten die Einbeziehung aller Beteiligten (interne Abteilungen und Dienstleister). Alle Prozessteilnehmer können über das Webportal immer auf dieselben Daten zugreifen und Daten sicher miteinander austauschen.
Gisbert Schadek,
Vorstand der Entgelt und Rente AG
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