Während vor dem Umzug vor allem in Einzel- oder Zweier-Büros gearbeitet wurde, gibt es am Campus nur noch den sogenannten „open Space“ – besser bekannt unter dem Begriff Großraumbüro: keine Trennwände mehr – dafür offene Bürowelten. Der Umzug war mit einer umfangreichen IT-Migration verbunden, zum Beispiel dem Wechsel auf Windows 7 und die Einführung eines neuen Druckerkonzepts (Follow-Me-Printing) aber auch zahlreicher Videokonferenzlösungen.
Papierlose Prozesse und mobile Arbeitsplätze
Alle Arbeitsprozesse sind nun grundsätzlich papierlos gestaltet – als äußeres Zeichen finden sich an den Arbeitsplätzen keine Abfalleimer mehr. Umfangreiche physische Aktenarchive sind nicht mehr möglich, jedem Mitarbeiter steht aber noch ein kleinerer Schrank zur Aufbewahrung persönlicher Unterlagen zur Verfügung. Gleichzeitig wurden alle Desktop-PCs abgeschafft; als Unternehmen mit dem Fokus Mobilität setzt Vodafone zu hundert Prozent auf Laptops und Tablets. An jedem Arbeitsplatz stellen wir IP-Telefonie und Videokonferenz entweder über marktübliche Office-Lösungen oder über unser eigenes Produkt Office-Net zur Verfügung. Besprechungsräume lassen sich über eine zentrale Buchungsplattform reservieren, diese und andere Funktionen unterstützt eine „Campus-App“ auf dem Smartphone.
Transformation als geplanter Prozess
Heute zeigen sich die Mitarbeiter von ihrer neuen Arbeitswelt begeistert. Doch dies ist auch das Ergebnis eines über einen längeren Zeitraum geplanten und begleiteten Transformationsprozesses. Lange vor dem Umzug in den Campus haben wir im alten Gebäude eine Büroetage nach neuem Modell eingerichtet, in dem ab sofort die Kollegen aus dem HR-Bereich arbeiteten. Es gab keine Zwischenwände mehr, dafür neue Möbel und die neue IT/TK-Infrastruktur. Auch Vodafone-Mitarbeiter aus anderen Abteilungen konnten die Abteilung besichtigen, um sich einen Eindruck zu machen. Im Intranet realisierten wir zudem ein Portal, das die Konzepte visualisiert und erklärt (heute in Teilen öffentlich unter www.vodafone-campus.de).
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Die laufenden Erfahrungen unserer HR-Kollegen wurden während der Bauphase noch - sofern nötig - im Campus-Konzept berücksichtigt. Die PCs wurden schon drei Monate vor dem Umzug durch Laptops ersetzt. Dies ermöglichte den Mitarbeitern, ihren digitalen Arbeitsplatz noch im alten Büro einzurichten. So stand ihnen am neuen Standort eine bereits vertraute Umgebung zur Verfügung.
Einzelne Abteilungen migrierten wir als „Friendly User“ bereits vorab komplett auf die neuen Prozesse. Um sie bei unvermeidlichen Anfangsschwierigkeiten zu unterstützen, konnten sie auf ein erweitertes Support-Angebot zurückgreifen. Als Gegenleistung baten wir sie, im Intranet den anderen Mitarbeitern von ihren Erfahrungen zu berichten.
Umzug und digitaler Wandel
Zum Umzug erhielt jeder Mitarbeiter Packvolumen, das dem künftig verfügbaren Stauraum entsprach. Begleitet wurde dies von einem Entsorgungs-und Verschrottungsprogramm für all die Dinge, die sich über die Jahre angesammelt hatten, aber in einer digitalen Arbeitsumgebung keine Verwendung mehr finden. Für Organisationen mit nachvollziehbarem Papierbedarf (etwa die Rechtsabteilung) wurden individuelle Transformationsprogramme aufgesetzt und auch ganze Archive digitalisiert.
Papierkörbe gibt es am Campus nur noch neben den Druckern. Für das Near Field Communication-basierte Cloud-Printing stehen pro Etage wenige Multifunktionsdrucker zur Verfügung. Deren Nutzung soll bewusst stattfinden: Der Mitarbeiter muss zum Drucker laufen, um seinen Ausdruck dort zu bestätigen – und gegebenenfalls ein weiteres Mal, um dort das Papier wieder zu entsorgen. Druckaufträge werden 24 Stunden gespeichert, danach allerdings gelöscht.
Zufriedenheitsumfrage
Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung aus dem Juli 2013 belegen den Erfolg: 85 Prozent bestätigen, „ich fühle mich am Campus wohl“. 78 Prozent stimmen der Aussage zu „der Campus mit seinem mobilen Arbeitsplatzkonzept... ist ein Vorzeigeprojekt für Mitarbeiter und Kunden“. Die neue Umgebung unterstütze mobiles und flexibles Arbeiten (79 Prozent Zustimmung). Somit ist der Umzug auf den neuen Campus ein gelungenes Beispiel für digitale Transformationen.
Autor: Dr. Christoph Böhm, Chief Information Officer Central Europe, Vodafone Germany
Kontakt: Sabine Schütze, Conference Director EUROFORUM | LinkedIn
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