Hören sie hin und wieder den Satz „Hilfe der Auditor kommt“?
Bereits die Ankündigung von Software-Lizenz-Audits löst bei den betroffenen Unternehmen und Verantwortlichen Unbehagen bis Panik aus. Plötzlich wird den Verantwortlichen bewusst, dass die in den meisten Unternehmen schwelenden Versäumnisse im Bereich Lizenzmanagement zum Problem werden können. Hinzu kommen bereits im ersten Schritt umfangreiche (elektronische) Fragebögen der Softwarehersteller, welche in bewusst kurz gesetzten Fristen zu beantworten sind. Zudem fehlt es in vielen Unternehmen an einem explizit zuständigen Lizenzmanager, so dass nun hektisch nach einem Verantwortlichen gesucht wird, der das Auditprojekt durchführen kann.
Warum sind für viele Unternehmen Audits so ein Angstthema?
Hier kommt ein umfangreiches Drohpotenzial zusammen. Software-Lizenz-Audits können zu umfangreichen Nachlizenzierungs- und Schadensersatzforderungen führen, was bis hin zu existenzbedrohenden finanziellen Belastungen führen kann. Zudem sind Lizenzverstöße unter Umständen strafbar, was den Verantwortlichen naturgemäß besonders schwer im Magen liegt. Die Softwarehersteller fordern zumeist die Installation einer umfassenden Auditsoftware im Netzwerk des Lizenznehmers, was auf große Datenschutz- und Sicherheitsbedenken in den Unternehmen stößt. Niemand will letztlich dafür verantwortlich sein, dass vermeintliche oder tatsächliche Lizenzverstöße aufgedeckt werden, womöglich unter Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen, die das Unternehmen in vielfältiger Hinsicht belasten. Es fehlt an einer beruhigenden Transparenz, da die Auditergebnisse nicht vorhersehbar und die Auswertungsprotokolldateien der Auditsoftware für die Unternehmen nicht analysierbar sind.
Welche Rolle spielt Virtualisierung und die Übersichtlichkeit von Softwarelandschaften?
Zur Beseitigung der Unsicherheiten kann mehr Transparenz und Übersichtlichkeit durch ein fortlaufendes Lizenzmanagement entscheidend beitragen. Gerade weil die Unternehmen sich aus Datenschutzgründen und wegen der fehlenden Analysemöglichkeiten nicht auf eine fremde Auditsoftware einlassen können, sollten sie bereits präventiv eigene Vermessungstools einsetzen, um den Softwareherstellern eigenerzeugte Unterlagen und Protokolldaten liefern zu können. Dies ist für die Unternehmen der beste Weg, um die Unwägbarkeiten der Auditsituation zu meistern.
Werden Audits bei den Softwareherstellern beliebter?
Während Unternehmen wie Microsoft früher verstärkt auf eine repressive Verfolgung von Lizenzverstößen gesetzt haben, versucht man nun flächendeckend in der Softwareindustrie mit Software-Lizenz-Audits zu arbeiten. Die Durchführung der Audits ist in enger Zusammenarbeit mit großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften von den Softwareherstellern umfassend vorbereitet worden und diese Investitionen müssen sich nun auch auszahlen. Es entspricht also dem künftigen Geschäftsmodell der Softwarehersteller, durch eine umfassende Auditierung der Lizenznehmer vermeintliche Lizenzverstöße aufzudecken und Nachlizenzierungsforderungen zu generieren. Umfang und Tiefe der Auditierung werden also in Zukunft eher noch zunehmen. Um diesem Organisationsvorsprung auf Augenhöhe begegnen zu können, brauchen die Lizenznehmer vor allem die notwendigen Informationen hinsichtlich der lizenzrechtlichen Rahmenbedingungen, der Lizenzierungsmodelle und der rechtlichen Argumente, um unbegründete Forderungen zum Beispiel nach Einsatz einer fremden Auditsoftware zu begegnen. Auch die Datenschutzproblematik kann von den Lizenznehmern nur durch eine präventive Schulung und Informationsbeschaffung bewältigt werden.
Autor: RA Horst Speichert, Referentenkurzprofil
Kontakt: Frederic Bleck, Senior-Konferenz-Manager EUROFORUM | XING
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