Wie aufwändig gestaltete sich die Einführung der Elektronischen Vergabe in Regensburg?
Die Einführung der Elektronischen Vergabe bei der Stadt Regensburg gestaltete sich im Nachhinein betrachtet unnötig aufwändig.
Dank der persönlichen Engagements unseres Oberbürgermeisters und des Präsidenten der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz hatten wir eine überwältigende Resonanz bei unserer Auftaktinformationsveranstaltung.
Die Umsetzung im Jahre 2007 fiel jedoch in eine Phase der Umstrukturierung der Vergabezuständigkeiten bei der Stadt Regensburg. Diesem Umstand ist es auch geschuldet, dass das Thema VOL bei der Einführung der E-Vergabe ausgeklammert wurde.
Wo lagen die größten Schwierigkeiten?
Die größten Schwierigkeiten waren damals die Schätzung des Auftragswertes und die Beschreibung der gewünschten Leistung und somit die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens.
Insbesondere der Wunsch nach Fortbestand des eigenen Vergabehandbuchs wäre beinahe zum Stolperstein geworden. Die eigenen Formblätter und Vertragsmuster sollten beibehalten werden und mussten wegen der Vergaberechtsreform zuerst überarbeitet werden. Alle Leistungen hierzu mussten parallel zur täglichen Arbeit ohne zusätzliches Personal erbracht werden.
Warum empfehlen Sie anderen Kommunen, sich rechtzeitig über die Elektronische Vergabe zu informieren?
Eine erfolgreiche Durchführung der Vergabeverfahren mittels elektronischer Kommunikation setzt Vertrauen und Akzeptanz sowohl bei den Bietern wie auch innerhalb der Verwaltung voraus.
Fehlende Akzeptanz innerhalb der Verwaltung stellt dabei den größeren Hemmschuh dar. Ein intensiver Gedankenaustausch mit anderen Auftraggebern, die bereits über Erfahrung mit der elektronische Vergabe verfügen, führt zur sichereren Festlegung der eigenen Bedürfnisse und des erforderlichen Aufwands für die Einführung.
Was erwarten Sie von der Konferenz zur elektronischen Vergabe im November?
Auf den Erfahrungs- und Gedankenaustausch mit den Referenten und den Teilnehmern jenseits der Ebene der (Verkaufs-)Beratung durch die Systemanbieter freue ich mich.
Ich bin mir sicher, dass ich den anderen Teilnehmer aus den Kommunen einige wertvolle Tipps zur Einführung geben kann und ich mit einem Mehr an Wissen von dieser EUROFORUM Konferenz zurückkommen werde.
Autor: Interview mit Reinhold Grünbeck, Architekt Dipl. Ing. (FH), Stadt Regensburg Vergabeamt
Kontakt: Nicole Büren-Lorenz, Rechtsanwältin, Senior-Konferenz-Managerin EUROOFORUM Deutschland SE | XING
